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CSM Documentation

Anleitungen fur das AWC AI Fulfillment System. Zuletzt aktualisiert: 28. Januar 2026

WebClipper
AI Chat Guide
Question Review
Error Handling

Was ist der WebClipper?

Der AirTable WebClipper ist eine Browser-Erweiterung, mit der CSMs Kundenfragen direkt aus der Circle-Community in das AirTable-System erfassen konnen. Dies ist nutzlich fur:

  • Fragen erfassen, die WF7 beim automatischen Polling moglicherweise verpasst
  • Fragen in Bereichen, die nicht von WF7 uberwacht werden
  • Dringende Fragen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern

Wichtig: Kunden sehen NIEMALS KI-Antworten direkt. Die KI erstellt Entwurfe nur als Referenz fur CSMs. CSMs antworten den Kunden immer selbst.

Installation

Schritt 1: Erweiterung installieren

Chrome:

  1. Gehen Sie zum Chrome Web Store
  2. Suchen Sie nach "Airtable Web Clipper"
  3. Klicken Sie auf "Zu Chrome hinzufugen"
  4. Klicken Sie im Popup auf "Erweiterung hinzufugen"
  5. Pinnen Sie die Erweiterung an Ihre Toolbar (Puzzle-Symbol → AirTable anheften)

Schritt 2: Mit AirTable verbinden

  1. Klicken Sie auf das WebClipper-Symbol in Ihrer Browser-Toolbar
  2. Klicken Sie auf "Sign in to Airtable"
  3. Ein neues Popup-Fenster sollte erscheinen
  4. Geben Sie Ihre AirTable-Anmeldedaten ein
  5. Autorisieren Sie die Erweiterung

Problem: Kein Popup-Fenster? Siehe Abschnitt "Fehlerbehebung" unten fur Losungen.

Schritt 3: AWC-Base auswahlen

  1. Klicken Sie nach dem Login auf das WebClipper-Symbol
  2. Klicken Sie auf "Select base"
  3. Wahlen Sie: AWC - AI Fulfillment
  4. Wahlen Sie die Tabelle: Klienten-Fragen

Felder konfigurieren

Konfigurieren Sie diese Felder im WebClipper:

AirTable-Feld WebClipper-Quelle Hinweise
Klientin Manuelle Auswahl Mit Kundendatensatz abgleichen
CSM Erfasst von Manuelle Auswahl Ihr CSM-Name
Fragen-Titel Text content by CSS selector Kurze Zusammenfassung
Fragen-Inhalt Text content by CSS selector Vollstandiger Fragentext
Circle Post URL Page URL Automatisch aus Browser erfasst

WebClipper verwenden - Schritt fur Schritt

1. Zur Frage in Circle navigieren

  1. Offnen Sie Circle: weber-coaching.circle.so
  2. Navigieren Sie zum Bereich mit Kundenfragen
  3. Klicken Sie auf den Beitrag/die Frage
  4. Stellen Sie sicher, dass Sie auf der einzelnen Beitragsseite sind

2. WebClipper offnen

  1. Klicken Sie auf das WebClipper-Symbol in Ihrer Toolbar
  2. Wahlen Sie die Vorlage "Klienten-Fragen" (falls vorhanden)

3. Felder ausfullen

  • Klientin: Wahlen Sie den Kundennamen aus dem Dropdown
  • Fragen-Titel: Kurze Zusammenfassung der Frage
  • Fragen-Inhalt: Kopieren Sie den vollstandigen Fragentext
  • Circle Post URL: Automatisch ausgefullt

4. Absenden

  1. Uberprufen Sie alle Felder
  2. Klicken Sie auf "Create record"
  3. Warten Sie auf die Bestatigung

Was passiert nach dem Clippen?

Schritt Was passiert Zeit
1 Frage wird in AirTable gespeichert (Status: Neu) Sofort
2 WF7 erkennt die neue Frage Bis zu 15 Min
3 KI generiert einen Antwortentwurf 1-2 Min
4 Status andert sich zu KI-Entwurf bereit Automatisch
5 CSM pruft im "Fragen-Review" Interface CSM
6 Nach Antwort in Circle: Status auf Geposted setzen CSM

Was passiert bei Status "Geposted"?

Frage: Wenn wir die Antwort korrigiert und auf "Geposted" gesetzt haben, verschwindet das Ticket dann? Oder bleibt es und andert nur die Farbe?

Antwort: Das Ticket verschwindet aus der aktuellen Ansicht, aber es wird nicht geloscht.

Status Sichtbar in Ansicht Was passiert
Neu "Pending Review" Wartet auf KI-Entwurf
KI-Entwurf bereit "Pending Review" Bereit fur CSM-Prufung
Geposted "Completed" / "All" Verschwindet aus "Pending", bleibt in "All"

Das Ticket verschwindet also aus der "Pending Review" Ansicht (weil es erledigt ist), bleibt aber in der Datenbank und ist in der "All" oder "Completed" Ansicht weiterhin sichtbar.

Fehlerbehebung

Kein Popup-Fenster bei der Anmeldung

Problem: Das OAuth-Popup erscheint nicht beim Klicken auf "Sign in to Airtable"

Losungen:

  1. Popup-Blocker prufen: Klicken Sie auf das Symbol in der Adressleiste und erlauben Sie Popups fur airtable.com
  2. Browser-Einstellungen: Gehen Sie zu Einstellungen → Datenschutz → Popups → airtable.com zulassen
  3. Erweiterung neu installieren: Entfernen Sie die Erweiterung und installieren Sie sie erneut
  4. Anderen Browser testen: Versuchen Sie Chrome oder Firefox
  5. Inkognito-Modus: Testen Sie im Inkognito-Fenster (falls andere Erweiterungen blockieren)

Falsche Base ausgewahlt

Problem: Klienten-Fragen-Tabelle nicht gefunden

  1. Klicken Sie auf das WebClipper-Symbol
  2. Klicken Sie oben auf den Base-Namen
  3. Wahlen Sie "AWC - AI Fulfillment"
  4. Dann "Klienten-Fragen" auswahlen

Kunde nicht gefunden

Losung:

  1. Der Kunde ist moglicherweise noch nicht in AirTable
  2. Klientin-Feld leer lassen
  3. Kundenname in Fragen-Titel notieren
  4. Spater manuell zuordnen

Erweiterung abgemeldet

Losung:

  1. Klicken Sie auf "Sign in to Airtable"
  2. Erneut authentifizieren
  3. Base und Tabelle erneut auswahlen

Kurzreferenz

WEBCLIPPER - KURZREFERENZ 1. Zur Circle-Frage navigieren 2. WebClipper-Symbol klicken 3. Felder ausfullen: - Klientin auswahlen - Fragen-Titel eingeben - Fragen-Inhalt kopieren 4. "Create record" klicken 5. Auf KI-Entwurf warten (max. 15 Min.) 6. Im CSM Fragen-Review prufen 7. Kunde in Circle antworten 8. Status auf "Geposted" setzen BASE: AWC - AI Fulfillment TABELLE: Klienten-Fragen CIRCLE: weber-coaching.circle.so HILFE: support@skalers.io

What is the CSM Chat Interface?

The CSM Chat Interface is an AI-powered assistant that helps you answer client questions using Alexandra's coaching knowledge base. It searches through 248 pieces of coaching content to find relevant information and generates answers based on that content.

Key Benefits

  • Get instant context from coaching materials
  • Save time researching answers
  • Consistent, knowledge-based responses
  • 24/7 availability

How to Ask Questions

Best Practices

Do Don't
Ask specific questions about coaching topics Ask about things outside Alexandra's content
Use German for best results Ask personal questions about clients
Include context if relevant Expect real-time information

Example Questions

Good Question Why It Works
"Wie kann ich meinem Partner besser zuhoren?" Specific coaching topic
"Was sind die 5 Sprachen der Liebe?" Known framework in content
"Welche Ubungen gibt es fur mehr Intimitat?" Actionable coaching content

Understanding Similarity Scores

Score Range Meaning Action
0.5 - 1.0 High relevance Trust the context
0.4 - 0.5 Good relevance Review context, likely useful
0.35 - 0.4 Moderate relevance Use with caution
Below 0.35 Low relevance Consider rephrasing

Note: German questions typically score between 0.35-0.47 due to language nuances. This is normal.

When to Escalate

Escalate to a coach when: AI says "I don't have information", context chunks seem unrelated, client is in crisis, or question involves medical/legal/financial advice.

Quick Reference

CSM CHAT - QUICK REFERENCE USE FOR: - Coaching methodology questions - Relationship advice topics - Exercises and techniques - Framework explanations DON'T USE FOR: - Administrative questions - Client personal data - Crisis situations (human first!) - Non-coaching topics RESPONSE TIME: 3-5 seconds TRUST THRESHOLD: Score > 0.35 HELP: support@skalers.io

Overview

WF7 automatically monitors the Circle community for client questions and generates AI-powered answers. Before these answers are posted to clients, CSMs review and approve them.

How It Works

  1. Client posts a question in Circle community
  2. WF7 detects the question (polls every 15 minutes)
  3. AI generates an answer using the knowledge base
  4. Answer appears in AirTable for CSM review
  5. CSM approves, edits, or rejects
  6. Approved answers are posted to Circle

Where to Review Questions

AirTable Base: https://airtable.com/appuQlFJ6PHocaWop

Table: Klienten-Fragen

Views

  • Pending Review - Questions awaiting CSM review
  • Approved - Questions with approved answers
  • Rejected - Questions marked for manual handling

Review Decisions

Decision When to Use Result
APPROVE Answer is accurate and appropriate Posted to Circle automatically
EDIT Answer needs minor adjustments Modified answer posted after approval
REJECT Needs human handling Flagged for manual response

Quality Checklist

Before approving any answer, verify:

  • Answer directly addresses the question
  • Information is accurate based on coaching materials
  • Tone matches Alexandra's coaching style
  • No incorrect or harmful advice
  • Written in proper German
  • No medical, legal, or financial advice

Response Time Guidelines

Priority Response Time Example
Urgent Same day Crisis, strong emotions
High Within 24 hours Direct questions
Normal Within 48 hours General questions

Quick Reference

QUESTION REVIEW - QUICK GUIDE CHECK BEFORE APPROVING: - Answer addresses the question - Information is accurate - Tone is warm and supportive - No medical/legal/financial advice - Context chunks are relevant APPROVE: Answer is good as-is EDIT: Minor fixes needed, then approve REJECT: Needs human handling TRUST SCORE: > 0.35 is acceptable TARGET: Review within 48 hours SENSITIVE TOPICS: Always reject, handle manually with empathy HELP: support@skalers.io

How Error Notifications Work

WF14 automatically scans for errors and sends daily email alerts to support@skalers.io if issues are detected.

Schedule

Runs daily at noon (12:00 CET)

Error Types

Critical Errors - Respond Immediately

Error Impact Action
API Rate Limit AI features stop Contact support, wait for reset
Database Connection All workflows affected Check service status
Authentication Failed Specific service fails Rotate credentials

Warning Errors - Respond Within 24 Hours

Error Impact Action
Transcription Failed Single record affected Retry or manually process
Low Similarity Score Answer quality affected Review question, adjust prompts
Partial Sync Data gaps Retry sync, check records

Where to Find Error Details

  1. AirTable System-Protokolle: View Table
  2. n8n Execution Logs: n8n Dashboard
  3. Email Notifications: Check inbox for "AWC System Alert" emails

Common Errors & Solutions

"OpenAI API rate limit exceeded"

  1. Check n8n execution logs for spike in activity
  2. Identify which workflow is overusing the API
  3. Wait 1 hour for rate limit to reset
  4. Consider reducing workflow frequency if recurring

"Circle API authentication failed"

  1. Login to Circle admin dashboard
  2. Generate new API token
  3. Update token in n8n credentials
  4. Test by running WF7 manually

Escalation

Level Who When
Level 1 CSM Team (Self-Service) Retry failed records, check logs
Level 2 support@skalers.io Multiple errors, auth issues
Level 3 support@skalers.io (URGENT) System down, data loss

Quick Reference

ERROR HANDLING - QUICK GUIDE ERROR RECEIVED: 1. Check System-Protokolle in AirTable 2. Identify error type (Critical/Warning/Info) 3. Follow specific error steps above 4. Escalate if needed CRITICAL: Respond immediately WARNING: Respond within 24 hours INFO: Monitor only CHECK DAILY: - Error alert emails - System-Protokolle for ERRORs - n8n workflow health ESCALATE TO: support@skalers.io EMERGENCY: Add "URGENT" to subject